Quản lý trí óc thay vì quản lý thời gian: Điều khoa học biết từ hơn 100 năm trước
Bạn tối ưu từng phút, cắt mọi việc "không cần thiết", nhồi lịch kín giờ. Nhưng ý tưởng vẫn không chịu đến đúng lúc bạn cần, và bạn vẫn kiệt sức đúng lúc cần tỉnh táo nhất.
Hoá ra, đây không phải là câu hỏi mới. Hơn 130 năm trước, một trong những nhà khoa học quan trọng nhất thế kỷ 19 từng đứng trước câu hỏi tương tự - và câu trả lời của ông vẫn đang được các nhà thần kinh học hiện đại xác nhận là đúng.
Bài phát biểu sinh nhật tuổi 70 làm thay đổi cách hiểu về sáng tạo
Năm 1891, trong tiệc mừng sinh nhật tuổi 70, nhà vật lý và sinh lý học người Đức Hermann von Helmholtz được mời chia sẻ cách những ý tưởng quan trọng nhất của ông xuất hiện.
Câu trả lời khiến nhiều người bất ngờ: ý tưởng lớn nhất không đến khi ông ngồi ở bàn làm việc, đầu óc căng thẳng tìm lời giải. Chúng đến khi ông đi dạo trên đồi, tâm trí thảnh thơi, đôi khi ngay sau khi vừa thức dậy. Ông mô tả quá trình của mình gồm ba bước: tìm hiểu vấn đề từ mọi góc độ, để nó lắng lại trong đầu một thời gian, rồi lời giải bất ngờ xuất hiện.
Ba mươi lăm năm sau, nhà tâm lý học xã hội Graham Wallas hệ thống hoá quan sát này thành bốn giai đoạn sáng tạo, được trích dẫn trong hàng loạt nghiên cứu khoa học: Chuẩn bị, Ủ, Bừng sáng và Kiểm chứng. Trong The Eureka Factor, hai nhà thần kinh học Mark Beeman và John Kounios cho thấy nhiều phát hiện của khoa học thần kinh hiện đại tiếp tục củng cố những quan sát mà Helmholtz đã đưa ra từ hơn một thế kỷ trước.
Vì sao "quản lý thời gian" khó thắng được cách bộ não sáng tạo vận hành
Phần lớn nguyên tắc quản lý thời gian quen thuộc - to-do list, khung giờ cố định, Pomodoro - có gốc rễ từ tư duy quản lý kiểu nhà máy: mọi giờ làm việc có giá trị như nhau, mọi việc hoàn thành được nếu đủ kỷ luật và thời gian.
Nhưng theo Helmholtz và Wallas, sáng tạo không đi theo đường thẳng. Giai đoạn Ủ - khi bộ não xử lý vấn đề trong vô thức - không thể ép diễn ra trong một khung giờ 30 phút trên lịch. Đó là lý do nhiều người từng ngồi hàng giờ trước màn hình mà không viết nổi một câu, trong khi ý tưởng lại bất chợt đến lúc tắm hoặc lúc đi bộ. Vấn đề không nằm ở kỷ luật của bạn. Nó nằm ở việc bạn đang ép một quá trình cần cả thời gian nghỉ và thời gian vô thức vào một cấu trúc chỉ đo được bằng đồng hồ.
Đây cũng là câu hỏi mà David Kadavy - tác giả cuốn sách Quản Lý Trí Óc Thay Vì Quản Lý Thời Gian - theo đuổi nhiều năm. Từng tự nhận bản thân "nghiện năng suất", nhồi kín lịch để có thêm giờ viết lách, ông ngày càng kiệt sức, cho đến khi nhận ra: vấn đề không phải ở số giờ, mà ở việc ép sai trạng thái tinh thần vào sai thời điểm.
Bốn giai đoạn của Helmholtz và Wallas trở thành khung tư duy trung tâm trong sách, Kadavy gọi là bốn giai đoạn sáng tạo. Cùng với đó là bảy trạng thái tinh thần - phân loại chi tiết hơn các kiểu tư duy trong ngày, từ lên kế hoạch, sáng tạo, đến chỉnh sửa và nghỉ ngơi; điểm hấp dẫn sáng tạo - thời điểm đầu óc minh mẫn nhất; và "thiên tài thụ động" - tên ông đặt cho hiện tượng Bừng sáng mà Helmholtz mô tả từ hơn một thế kỷ trước: bộ não vẫn âm thầm giải bài toán dù bạn không chủ động nghĩ về nó.
Khi áp dụng vào công việc hằng ngày, điều gì sẽ thay đổi?
Hiểu những khái niệm này không có nghĩa bạn sẽ viết nhanh gấp đôi hay hết sạch cảm giác bế tắc. Nhưng nó thay đổi câu hỏi bạn tự đặt ra mỗi ngày: thay vì "hôm nay tôi có bao nhiêu giờ", hãy hỏi "lúc này tâm trí tôi đang ở giai đoạn nào, và việc gì phù hợp với giai đoạn đó".
Cụ thể, sách hướng dẫn tổ chức lịch theo tuần thay vì chỉ theo ngày, chọn "giờ vàng" cho việc cần sáng tạo sâu nhất, và chủ động dành thời gian cho giai đoạn Ủ. Kết quả kỳ vọng hợp lý: bạn bớt chật vật ép mình vào khuôn, dùng đúng năng lượng cho đúng việc, và để những ý tưởng tốt có không gian để đến.
Nếu công việc của bạn - viết lách, thiết kế, xây dựng chiến lược kinh doanh, giải quyết vấn đề chưa có tiền lệ - cần ý tưởng mới mỗi ngày, câu chuyện Helmholtz và Kadavy có lẽ không xa lạ. Nếu bạn là quản lý cần ra quyết định không theo quy trình có sẵn, hay đơn giản là người đã thử mọi mẹo quản lý thời gian mà vẫn kiệt sức, đây là một cách lý giải khác - có cơ sở khoa học, không phải một lời khuyên chung chung.
Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn cách áp dụng bốn giai đoạn sáng tạo, bảy trạng thái tinh thần và "giờ vàng" của riêng mình vào công việc, Quản Lý Trí Óc Thay Vì Quản Lý Thời Gian là một cuốn sách đáng để bắt đầu
